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楼主  发表于: 2009-08-03 16:50

 外贸行业协同办公管理解决方案

用户背景

福州某贸易有限公司系经中华人民共和国商务部正式批准并注册的专业外贸公司,拥有自营进出口权,主要经营陶瓷、树脂产品和轻工日用品,产品种类繁多,款式新颖,质量上乘,并拥有一批稳定的供应商群体,产品远销欧美等十余个国家。

面临问题

1.业务人员需要经常出差,造成领导无法及时了解业务进展情况。

2.部门与部门之间结合不够紧密,一项工作协同完成的难度比较大。

3.当上级接到客户意向后指派给业务人员,业务人员可能因为遇到困难没有及时解决或者忘记跟踪而造成潜在客户的流失。

4.对于一些实施周期较长的工作往往在过程中需要多次移交,每次移交都要耗费许多时间和精力,而且还容易造成信息的遗漏和误传。

5.一项业务流程十分复杂,在整个过程中,对于经验不足的业务人员往往会造成手忙脚乱的局面,缺乏一个流程的指引。

项目实施

福州某贸易有限公司重视团队建设与品质管理,拥有一支朝气蓬勃、积极进取的业务团队,并配备了专业人员进行品质管理。针对公司在事务管理方面所存在的缺陷和隐患,凤凰行的信息部主管在多款协同软件中选型,最后认为榕基I-TASK执行先锋操作简便,功能强大,其针对企事业单位事务集中于任务树的管理理念应该能够解决公司当前问题,因此联系了榕基的售前人员了解软件的详细情况。

07年10月I-TASK的售前人员到达凤凰行公司为总经理和信息部主管演示了该软件。其中针对凤凰行所提出的关于企业事务管理问题,售前人员运用I-TASK“我的任务”“过程资源”“绩效考核”等模块中的各项能提出了切实可行的解决方案。通过这次会面,凤凰行的领导对I-TASK的态度更加肯定,要求尽快开始进入产品试用阶段。I-TASK的售前人员在与其沟通之后确立了如下的实施目标:

1.一期为全体员工完成产品功能培训,实现任务分配、周报汇报、绩效考核、文档管理等工作能够顺利脱离以往的工作形式而在系统上实现。

2.二期需要针对在一期实施中各部门人员对软件的体会制定出适用于凤凰行业务和内部管理的全套任务树,以实现公司办公的完全信息化协同化。对凤凰行公司提出新的需求在原来系统上做出补充,扩充原来的系统功能,并对员工进行二次培训,全面解决员工在使用中的疑问。

应用成效

通过一期和二期的项目实施,凤凰行的I-TASK部署工作已经全面完成。实现了企业管理要求的任务有档可查,有绩可考,有类可分,文档管理井井有条,工作汇报批示及时便捷等等。其具体应用成效如下:

1.任务管理:全公司的事务按照负责部门进行划分,上级给下级分配任务,下级通过向上级上报开始执行任务,由上至下呈树状结构,结合紧密,结构分明。领导对公司的所有事务了如指掌,下属对自己要完成的任务也一幕了然。结合系统的消息提醒和任务反馈机制,让领导可以即时纠偏,确保任务执行过程中不会有错漏。

2.日程安排:公司员工将自己需要完成日常事务都安排在日程中,通过消息提醒的方式确保事务按时完成不被遗忘。领导查看方便,及时知道当前下属工作情况。

3.本周工作:员工将每周工作的完成情况和下周的工作计划写成周报上交给领导,领导对下属的周报进行打分,系统自动计算绩效。省去以往过多的人为因素干扰,考评工作更加透明、公平。

4.文档管理:无论公司文档还是个人文档都在系统中分类管理,严格的查看权限设置确保了资料不会泄露。每个人可以将自己的工作经验和学习文档上传,树立企业文化,构造学习型组织。公司常用表格、规章制度都可上传,员工方便下载使用。

5.绩效考核:员工的工作绩效由系统自动统计,规避了复杂的步骤和过多的人为因素干扰。绩效数据随时可查,按不同类型分类,方便查阅。每位员工的工作任务情况都统计成表单,条理分明。